Update auf V 5.0.4.4

Update auf Version 5.0.4.4

blue:solution - topzeit | blue:solution - smartzeit

Vor ein paar Tagen wurde das Update 5.0.4.4 für die Zeiterfassungssoftware blue:solution – topzeit veröffentlicht. Das Update habe ich zum Anlass genommen, endlich einmal ein Video zur topzeit zu produzieren.
Das Video können Sie direkt durch einen Mausklick auf das nebenstehende Bild starten.
Den nachfolgenden Artikel können Sie am Ende des Beitrag auch als PDF-Datei herunterladen.

1. Einleitung

In diesem Artikel beschreibe ich, wie das Programmupdate bei der Zeiterfassungssoftware blue:solution -topzeit durchzuführen ist. Grundsätzlich gilt diese Beschreibung auch für das Schwesterprodukt blue:solution – smartzeit. Mit dem aktuellen Update auf die Version 5.0.4.4 wird die alte App endgültig nicht mehr unterstützt. Dieser Teil der Anleitung bezieht sich daher nur auf dieses Update. Ansonsten sollte die Anleitung auch für kommende Updates ihre Gültigkeit behalten.
Diese Anleitung richtet sich an technisch versierte Personen, welche mit der Materie vertraut sind und das Update selbst durchführen möchten. Wenn Sie sich unsicher sind, sollten Sie das Update unbedingt von Ihrem blue:solution Partner durchführen lassen.

2. Vorbereitung im Administrator

Starten Sie den topzeit Administrator und klicken Sie doppelt mit der auf die IP-Adresse (meist 172.0.0.1)
topzeit Administrator starten
An Datenbank anmelden
Anschließend öffnet sich die Anmelde-Maske des Administrators. Dort sind die Zugangsdaten des Administrators einzugeben. Diese sind in der Regel nicht identisch mit dem Administratorkonto in der Auswertung! Falls Ihnen die Zugangsdaten nicht bekannt sind, kontaktieren Sie Ihren blue:solution Partner.

Sobald Sie angemeldet sind, haben Sie Zugriff auf die Administrator-Oberfläche. Bevor Sie mit dem Update beginnen sollten Sie unbedingt Ihre Mandanten sichern!

Über den Menüpunkt Mandant verwalten (im roten Rahmen) lassen sich die Mandanten verwalten. Falls Sie mehrere Mandanten haben, lässt sich der gewünschte Mandant oben unter Mandantenauswahl einstellen. Die Funktion zur Sicherung des gewählten Mandanten ist unten im Bereich Datenbankoperationen zu finden. Im Reiter Backup erstellen tragen Sie zuerst den gewünschten Sicherungspfad (mit abschließenden \) ein. Der Pfad sollte am besten auf einem anderen Laufwerk als die Daten liegen. Darauf werden wir aber gleich noch einmal hingewiesen. Durch einen Mausklick auf Erstellen wird die Datensicherung gestartet.
Anmeldung am topzeit Administrator
topzeit Mandanten auswählen und Backup erstellen

Zuvor müssen Sie allerdings nochmal bestätigen, dass Sie wirklich sichern wollen.

topzeit Mandentensicherung bestätigen
Nachdem Sie mit Ja bestätigt haben, bekommen Sie gegebenenfalls die nebenstehende Meldung angezeigt. Wie bereits schon angesprochen sollte die Datensicherung auf einem anderen Laufwerk liegen. Da sonst bei einem Ausfall des Laufwerks auch die Sicherung verloren wäre. Am besten wäre ein externer Datenträger (z.B. USB-Festplatte oder USB-Stick). Grundsätzlich sollten die Daten aber sowieso täglich automatisch gesichert werden! Bestätigen Sie die Meldung gegebenenfalls mit Ja um das Backup zu starten.
Warnung vor gleichem Laufwerk beachten
Backup Erfolgsmeldung

Sobald die Datensicherung erfolgreich abgeschlossen wurde, bekommen sie eine ähnliche Meldung, wie die nebenstehende angezeigt. Diese bestätigen Sie bitte mit OK.

Falls Sie weitere Mandanten im Einsatz haben, so wechseln Sie den Mandanten und erstellen Sie für alle Ihre Mandanten eine Datensicherung.

Sobald die Mandanten gesichert sind, können Sie prüfen, ob ein Update zur Verfügung steht. Dazu klicken Sie unten auf Update prüfen.

Auf topzeit Update prüfen

Falls ein Update verfügbar ist, bekommen Sie nachfolgende Meldung angezeigt, welche Sie mit Ja bestätigen müssen, um das Update zu starten.

Update starten

Anschließend wird das Update heruntergeladen, entpackt und teilweise installiert. Sobald der erste Teil der Installation erfolgreich durchgelaufen ist, bekommen Sie nachfolgende Meldung angezeigt. 

Update erfolgreich installiert

Bestätigen Sie die Meldung und beenden den Administrator. Falls Sie mehrere Mandanten haben, läuft das Update allerdings für jeden Mandanten einzeln durch. Erst wenn alle Mandanten verarbeitet sind, können Sie den Administrator schließen.

Mehrere Mandanten müssen separat installiert werden

3. Anwendungen aktualisieren

Als nächstes müssen noch die Programmdateien auf allen Rechnern aktualisiert werden. Dazu starten Sie die topzeit. Falls Sie auf einem Arbeitsplatz nur die Erfassung installiert haben, so starten Sie diese. Auch damit lässt sich das Update verarbeiten.

Nach dem Programmstart werden Sie darauf hingewiesen, dass eine neue Version zur Installation bereitsteht. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, um die Installation zu starten.

Meldung - Es liegt ein neues Update der Zeiterfassung vor.
Auswertungssoftware topzeit starten

Das Update 5.0.4.4 enthält eine Besonderheit. Mit diesem Update wird die alte App TopZeit endgültig nicht mehr unterstützt. Sollten Sie noch mit der alten App arbeiten, so brechen Sie das Update vorerst ab und besorgen sich zuerst die benötigten Lizenzen über Ihren blue:solution Partner.

Endgültige Abschaltung der alten App

Falls Sie entsprechende Lizenzen für die my blue:app® zeit:erfassung haben, oder die App gar nicht verwenden, dann starten Sie das Update mit einem Mausklick auf Ja. In künftigen Updates wird diese Meldung vermutlich nicht mehr angezeigt.

Wie bei Software üblich, müssen noch die Lizenzbedingungen akzeptiert werden, um den Updatevorgang zu starten.

Lizenzbedingungen akzeptieren

Als erstes werden nun alle Zeiterfassungs-Dienste beendet. Das ist nötig, um die zugehörigen Dateien durch die neuen Versionen ersetzen zu können. In der Regel lassen sich die Dienste ohne Neustart des Servers aktualisieren.
Übernehmen Sie daher die Vorgabe zum automatischen schließen und bestätigen Sie die Meldung mit OK.

topzeit Dienste beenden

Meist läuft auch noch der Windows Installer. Auch diese Meldung bestätigen Sie einfach mit OK.

Windows Installer beenden

Gelegentlich ist der Installer Dienst etwas störrisch. Aber nach einem Mausklick auf OK läuft die Installation normalerweise weiter. Zumindest hatte ich an dieser Stelle noch keine Probleme. Sobald auch diese Meldung bestätig ist, werden die alten Dateien und Verknüpfungen gelöscht und durch die neue Version ersetzt.

Warnmeldung des Installers bestätigen

Sobald die Installation erfolgreich verlaufen ist, bekommen Sie nebenstehende Meldung angezeigt. Das Programmupdate ist damit beendet.

topzeit Installation beendet

Über Fertigstellenkönnen Sie das Installationsprogramm nun beenden.
Bei Bedarf lässt sich die Auswertung aber auch direkt über Start ausführen.

Sie könnten beispielsweise in den Programminformationen überprüfen wollen, ob auch die aktuellste Version installiert wurde.
Die Programminformationen finden Sie im Hauptmenü unter Datei – Programminformationen.

topzeit Programminformationen aufrufen

Die aktuelle Version wird unten, an erster Stelle unter Programminformation, angezeigt (im roten Rahmen).

Sollte nach dem Update noch nicht die aktuelle Version angezeigt werden, so haben Sie wohl schon länger keine Updates mehr eingespielt. In so einem Fall wiederholen Sie ganz einfach die komplette Prozedur solange, bis Ihnen die aktuelle Version angezeigt wird.

Thomas Ludwig, 16.12.2022

topzeit Version überprüfen
Über den nachfolgenden Link können Sie sich die Updateanleitung als PDF herunterladen.

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