LUDWIG - Individuelle Systemlösungen - Infomiert
Tipps und Hintergrunde zur Rechnungskorrektur in
blue:solution - tophandwerk
1. Einleitung
Unsere Vorankündigung, dass sich mit dem Patch auf die Version 7.3.1.19 für blue:solution - tophandwerk
Rechnungen und Gutschriften nach dem Druck nicht mehr bearbeiten lassen, hatte einen erhöhten
Gesprächsbedarf unserer Kunden zur Folge.
In diesem Blogartikel möchten wir die Hintergründe beleuchten und Ihnen einige
Tipps an die Hand geben, wie Sie bei der Korrektur von Rechnungen und Gutschriften vorgehen können.
2. Warum diese Änderung?
Die kurze Antwort lautet, weil es wahrscheinlich nicht GoBD-konform ist!
Sie merken schon, dass die kurze Antwort etwas schwammig ist.
Der Grund meiner unklaren Aussage ist, dass es zu diesem Thema offensichtlich unterschiedliche Auffassungen gibt.
Wenn Sie selbst im Internet recherchieren, werden Sie das auch feststellen.
In den meisten Beiträgen wird auf § 14 UstG verwiesen. Wir meinen aber im § 31 UStDV
(Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) fündig geworden zu sein.
Die letzten beiden Sätze darin lauten „Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben
durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden.
Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.“
Den kompletten Gesetzestext können Sie unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__31.html nachlesen.
Ich verstehe das so, dass zwingend ein neues Dokument erstellt werden muss.
Da wir allerdings weder Juristen, noch ein Steuerfachmänner sind, könnten wir das aber auch falsch interpretieren.
3.Warum jetzt?
Wie Sie wissen, konnte man in tophandwerk bislang gedruckte Rechnungen und Gutschriften noch solange ändern und erneut ausdrucken bis Sie das Rechnungsausgangsbuch verarbeitet hatten, oder ein Zahlungseingang verbucht wurde.Der Programmhersteller blue:solution software GmbH ist der Auffassung, dass dieses Vorgehen nicht den Vorgaben der GoBD wiederspricht, solange alle Änderungen protokolliert werden. Allerdings häufen sich wohl die Fälle, in denen dieses Verfahren bei Betriebsprüfungen von den Betriebsprüfern beanstandet wurden. Die Folge waren zum Teil erhebliche Zuschätzungen oder Strafzahlungen, welche die Betriebsprüfer verhängen wollten.
In den Fällen, bei denen der Programmhersteller involviert war, konnte dieser die Vorwürfe zumeist ausräumen und so die Strafzahlungen verhindern. Es ist allerdings unbekannt, wie viele Fälle es gibt, von denen die blue:solution software GmbH keine Kenntnis hat.
Die Problematik wird zudem noch dadurch verstärkt, dass den Betriebsprüfern wohl eine Liste zur Verfügung steht, in welcher Programme aufgelistet sind, welche als nicht GoBD-konform deklariert sind. Auf dieser Liste stehen wohl auch die Produkte topkontor, tophandwerk und smarthandwerk der blue:solution software GmbH, weil bei diesen Produkten Rechnungen und Gutschriften nach dem Druck noch geändert werden konnten.
Daher hat sich der Programmhersteller dazu entschlossen, dass Rechnungen und Gutschriften nach dem endgültigen Druck nicht mehr geändert werden können. Das Versenden einer Rechnung als PDF-Datei wird übrigens auch als endgültiger Druck betrachtet!
Um das Ganze ein wenig zu entschärfen hat man allerdings die Möglichkeit geschaffen einen Entwurf zu drucken.
Der Entwurf ist mit einem Wasserzeichen versehen, so dass man diesen nicht mit einer endgültigen Rechnung verwechseln kann.
Nach dem Druck eines Entwurfs können Sie das Dokument weiterhin bearbeiten. Erst nach dem endgültigen Druck ist dieses für die Bearbeitung gesperrt. Beim Drucken einer Rechnung bzw. Gutschrift können Sie entscheiden, auf welche Art der Beleg gedruckt wird. Auch ein Abbruch des Rechnungsdrucks ist an dieser Stelle möglich.
4. Was nun?
Vermutlich fragen Sie sich jetzt, wie Sie in Zukunft fehlerhafte Rechnungen und Gutschriften berichtigen können.
Nun, das kommt ganz darauf an, welche Änderungen Sie vornehmen müssen. Wenn Sie beispielsweise Ware zurücknehmen müssen, könnten Sie das mit einer Gutschrift erledigen.
Wenn Sie zusätzliche Positionen berechnen müssen, könnten Sie eine
neue Rechnung mit den zusätzlichen Positionen erstellen.
Bei weitreichenderen Änderungen bleibt nur der Weg über eine Stornorechnung und die Erstellung einer neuen korrekten Rechnung.
Häufig kommt es auch vor, dass nur die Adresse geändert werden muss.
Auch hier führt der Weg über eine Stornorechnung.
Was sich hier vermutlich nach einer Menge zusätzlicher Arbeit anhört, ist mit tophandwerk in der Praxis mit nur wenigen Mausklicks erledigt.
Sofern Sie die Rechnungen nicht per EMail versenden, sondern klassisch ausdrucken, wird dabei allerdings etwas mehr Paper benötigt als bisher.
Sie können sich das Vorgehen in meinen Videos zum Thema ansehen. Im ersten Video zeige ich Ihnen, wie Sie einfache Rechnungen korrigieren können. Im zweiten Video sehen Sie, wie Sie bei kumulierten Vorgängen mit Teil- oder Abschlagsrechnungen vorgehen müssen.
5. Mitbewerber
Interessehalber habe ich mir auch das Verhalten bei einigen Mitbewerbern angesehen, soweit dies auf
deren Internetpräsenz ersichtlich war. Die Mehrheit bietet zu dem Thema leider keine Informationen an,
oder ich habe diese schlicht nicht gefunden. Überhaupt hält man sich interessanterweise sehr mit
Informationen zum Funktionsumfang und Bedienung der Produkte zurück. Bei den Produkten, bei
welchen ich Informationen über das Verhalten beim Rechnungsdruck gefunden habe, überwiegen
diejenigen, welche eine Rechnungskorrektur nach dem Druck nicht mehr zulassen.
Wenn man sich die unter 3. beschriebene Situation vor Augen führt,
werden die restlichen Marktbegleiter wohl auch bald folgen.
