4. Ausschreibungen per GAEB-Schnittstelle einlesen

Haben Sie auch schon einmal mehrere Tage damit verbracht, das Leistungsverzeichnis einer Ausschreibung per Hand in Ihr System zu übernehmen?
Diesen Aufwand sollten Sie sich künftig sparen und Ihre wertvolle Zeit sinnvoller nutzen! Denn dafür gibt es die GAEB-Schnittstelle, welche bereits im Grundmodul vonblue:solution – tophandwerk enthalten ist. Für blue:solution – smarthandwerk und blue:solution – tophandwerk Cloud gibt es entsprechende Module, welche Sie zubuchen können.
Um ein Leistungsverzeichnis in Form einer GAEB-Datei einzulesen, müssen Sie im Hauptmenü auf Schnittstellen klicken. Dort ist die Funktion zum Einlesen von GAEB-Dateien unter dem Menüpunkt Datenimport Dokument zu finden (Abb. 4.1).

Mit einem Mausklick auf die Funktion Einlesen von GAEB-Dateien öffnet sich der Explorer zur Auswahl einer GAEB-Datei. Die GAEB-Datei bekommen Sie meist per Email zugesandt, oder Sie können sich diese über das Portal der Ausschreibenden Stelle im Internet herunterladen.
GAEB-Dateien gibt es in unterschiedlichen Formaten, je nach Verwendungszweck, wie in Abbildung 4.2 dargestellt. Für Sie sind hauptsächlich die Formate DA83 und DA84 interessant. Das Format DA83 steht für die Angebotsaufforderung, welche Sie in tophandwerk einlesen und kalkulieren. Ihr fertig kalkuliertes Angebot exportieren Sie anschließend im Format DA84, welches für Angebotsabgabe steht. 

Im Explorer markiere ich nun die GAEB-Datei und lese diese mit einem Mausklick auf Öffnen ein. Nun muss man auswählen, wie die Leistungen importiert werden sollen (Abb. 4.3). Der normale Import dürfte in den meisten Fällen die richtige Wahl sein. Sie könnten aber auch vorab die Positionen aus der GAEB-Datei in den Leistungsstamm einlesen und dort kalkulieren. Das könnte durchaus Sinn machen, falls Sie die Leistungen später erneut verwenden möchten. Dann käme die zweite Option in Frage.
Sollten Sie bereits Leistungskataloge nach STLB (z.B. SIRADOS Baudaten) eingelesen und kalkuliert haben, so könnten Sie die dritte Option ausprobieren. Sofern die Leistungen in der übermittelten GAEB-Datei ebenfalls aus Leistungen nach STLB zusammengesetzt sind, besteht die Chance, dass Ihr Angebot nach dem Einlesen bereits zum Teil kalkuliert ist. In meinem Beispiel verwende ich allerdings die gebräuchlichste erste Option.

Mit einem Mausklick auf Weiter gelangt man zur Auswahl der Textdarstellung (Abb. 4.4). Mit einem erneuten Mausklick auf Weiter übernehme ich den Standard und entscheide mich damit sowohl den Kurztext als auch den Langtext im Dokument anzeigen zu lassen. Die Text-Darstellung können Sie aber auch später, während der Angebotsbearbeitung, noch nach Belieben umstellen.

Nun wird die GAEB-Datei eingelesen und verarbeitet.

Auf meinem Rechner wurde die 145-seitige Ausschreibung in nur 15 Sekunden eingelesen und ich könnte nun sofort mit dem Kalkulieren beginnen. 

An dieser Stelle möchte ich Sie allerdings noch auf die Schnellerfassung aufmerksam machen, welche Sie im Menü Positionen finden (Abb. 4.5).

Mit der Schnellerfassung kann das Angebot in Tabellarischer Form bearbeitet werden (Abb. 4.6). So lassen sich die Positionen sehr schnell kalkulieren, ähnlich wie Sie es vielleicht von Excel kennen.

Hier finden Sie alle Felder wieder, welche Sie vom normalen Kalkulationsfenster her kennen. Rechts neben der Tabelle werden der Kurz- (orange Umrahmung) und der Langtext (blaue Umrahmung) der aktuellen Position angezeigt. So können Sie auch sicher sein, dass Sie sich in der richtigen Position befinden.