9. Musterangebote als Vorlage für neue Angebote
blue:solution – tophandwerk | blue:solution – smarthandwerk
In den letzten Beiträgen dieser Serie haben Sie gesehen, wie Sie in blue:solution – tophandwerk und blue:solution – smarthandwerk einzelne Positionen oder ganze Dokumente kopieren können. Das ist recht praktisch, wenn Sie zufällig ähnliche Angebote erstellen müssen. Sollten Sie allerdings häufig Angebote erstellen, welche in etwa den gleichen Aufbau haben und sich lediglich bei der Auswahl der Modelltypen unterscheiden, dann sind Vorlagen in Form von Musterangeboten genau das Richtige für Sie. Damit können Sie sich höchst wahrscheinlich eine Menge Zeit sparen. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie das, was ich Ihnen gleich zeigen werde, in keinem Handbuch finden. Offiziell gibt es nämlich keine Musterangebote. Da blue:solution – tophandwerk aber bereits alles Notwendige mitbringt um Musterangebote zu erstellen, war es für uns klar, dies auch unseren Kunden näher zu bringen. Jene Kunden, welchen wir diese Funktion gezeigt haben, machen regen Gebrauch von Musterangeboten.
Im vorletzten Teil dieser Beitragsreihe zeige ich Ihnen, wie Sie mit Musterangeboten sehr schnell individuelle Angebote erstellen können. Für diesen Zweck habe ich mir ein Projekt Musterangebote für einen diversen Kunden angelegt. Da man für ein Projekt einen Kunden benötigt, habe ich mir einen diversen Kunden eingerichtet. Das Einzige was ich im Kundenstamm eingetragen habe, ist der Name „Diverser“, den Rest habe ich leer gelassen. Der Kunde kann bei Ihnen natürlich auch beliebig anders heißen z.B. Musterkunde. Wichtig ist nur, dass Sie sich einen eigenen Kunden für die Musterangebote anlegen, um Verwechslungen zu vermeiden. Wie Sie gleich sehen werden, wird dem Angebot später der gewünschte Kunde zugeordnet. Dieses Projekt wird dann nach und nach mit neuen Musterangeboten gefüllt. Natürlich können Sie bereits vorhandene Dokumente, oder Teile daraus, als Vorlage verwenden. Wie das funktioniert, konnten Sie in den letzten Folgen dieser Serie sehen.
Im vorletzten Teil dieser Beitragsreihe zeige ich Ihnen, wie Sie mit Musterangeboten sehr schnell individuelle Angebote erstellen können. Für diesen Zweck habe ich mir ein Projekt Musterangebote für einen diversen Kunden angelegt. Da man für ein Projekt einen Kunden benötigt, habe ich mir einen diversen Kunden eingerichtet. Das Einzige was ich im Kundenstamm eingetragen habe, ist der Name „Diverser“, den Rest habe ich leer gelassen. Der Kunde kann bei Ihnen natürlich auch beliebig anders heißen z.B. Musterkunde. Wichtig ist nur, dass Sie sich einen eigenen Kunden für die Musterangebote anlegen, um Verwechslungen zu vermeiden. Wie Sie gleich sehen werden, wird dem Angebot später der gewünschte Kunde zugeordnet. Dieses Projekt wird dann nach und nach mit neuen Musterangeboten gefüllt. Natürlich können Sie bereits vorhandene Dokumente, oder Teile daraus, als Vorlage verwenden. Wie das funktioniert, konnten Sie in den letzten Folgen dieser Serie sehen.
Abbildung 9.1 - Musterangebote
In meinem Beispiel habe ich bisher drei Musterangebote erstellt, wie Sie in Abbildung 9.1 erkennen können. Darunter ist auch ein Musterangebot für ein Badezimmer. Daraus erzeugen wir uns sogleich ein neues Angebot. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Musterangebot Badezimmer, um das Kontextmenü zu öffnen. Im geöffneten Kontextmenü zeigen Sie auf Markiertes Dokument umwandeln, damit sich das untergeordnete Menü öffnet (Abb. 9.2). Darin klicken Sie nun mit links auf Angebot. Darauf hin öffnet sich die Kundenauswahl (Abb. 9.3), in der Sie einen Kunden auswählen, oder einen neuen Kunden anlegen können.
Nachdem Sie den Kunden ausgewählt haben, wird das Angebot erzeugt und mit den Positionen aus dem Musterangebot gefüllt (Abb. 9.4).
Nachdem Sie den Kunden ausgewählt haben, wird das Angebot erzeugt und mit den Positionen aus dem Musterangebot gefüllt (Abb. 9.4).
Abbildung 9.4 - Neues Angebot
Sehen Sie sich das neue Angebot (Abb. 9.4) doch einmal genau an. Sicherlich fällt Ihnen einiges auf. Was Ihnen (auch durch meine Markierung) sofort auffallen dürfte, sind die Mengen, welche alle mit 0 vorbelegt sind. Auch wenn Sie nicht aus der Sanitärbranche kommen sollten, wird Ihnen vermutlich auch aufgefallen sein, dass die Artikel doch sehr ähnlich sind. Zuerst kommen einige Waschtische, anschließend einige Mischbatterien.
Genau das ist beabsichtigt!
In das Musterangebot packen Sie nämlich alles hinein, was eventuell für Ihr neues Angebot in Frage kommen könnte. Auf diese Art und Weise können Sie später beim Ausfüllen nichts vergessen.
Nun tragen Sie bei den Positionen, welche Sie im neuen Angebot verwenden möchten, die entsprechenden Mengen ein. Bei größeren Angeboten dürfte Ihnen dabei die Schnellerfassung (Abb. 9.6) eine große Hilfe sein.
Wenn Sie den 4. Teil dieser Beitragsreihe gelesen haben, wissen Sie, dass die Schnellerfassung im Menü Positionen unter Schnellerfassung zu finden ist (Abb. 9.5).
Durch die tabellarische Darstellung können Sie nun recht schnell durch Ihr Angebot navigieren und die entsprechenden Mengen eintragen.
Über den Menüpunkt Dokumentenansicht, oben rechts in Abbildung 9.6, kommen Sie zurück zur gewohnten Darstellung.
Sobald nun alle Mengen eingegeben wurden, müssen nur noch die überflüssigen Positionen gelöscht werden. Was sich im ersten Moment vielleicht nach einem größeren Aufwand anhört, ist aber mit nur 3 Mausklicks erledigt. Die entsprechenden Funktionen finden Sie im Menü Bearbeiten unter Positionen (Abb. 9.7). Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung. Über Pos. mit Nullmengen ausblenden lassen sich die Positionen lediglich ausblenden und bei Bedarf später wieder einblenden. Da die überflüssigen Positionen in der Regel aber nicht mehr benötigt werden, verwenden wir die zweite Funktion Pos. mit Nullmengen löschen. Damit werden die Null-Positionen endgültig aus dem Dokument entfernt und können anschließend auch nicht mehr hergestellt werden. Übrig bleiben genau jene Positionen, welche eine Menge eingetragen haben. Sofern Sie Ihr System entsprechend eingestellt haben, nummeriert blue:solution – tophandwerk die Positionen auch entsprechend neu. Falls das bei Ihnen anders sein sollte und Sie dies umstellen möchten, dann sehen Sie sich den 6. Teil dieser Beitragsreihe noch einmal an. Dort habe ich beschrieben, wie Sie die automatische Nummerierung einschalten können.
Genau das ist beabsichtigt!
In das Musterangebot packen Sie nämlich alles hinein, was eventuell für Ihr neues Angebot in Frage kommen könnte. Auf diese Art und Weise können Sie später beim Ausfüllen nichts vergessen.
Nun tragen Sie bei den Positionen, welche Sie im neuen Angebot verwenden möchten, die entsprechenden Mengen ein. Bei größeren Angeboten dürfte Ihnen dabei die Schnellerfassung (Abb. 9.6) eine große Hilfe sein.
Wenn Sie den 4. Teil dieser Beitragsreihe gelesen haben, wissen Sie, dass die Schnellerfassung im Menü Positionen unter Schnellerfassung zu finden ist (Abb. 9.5).
Durch die tabellarische Darstellung können Sie nun recht schnell durch Ihr Angebot navigieren und die entsprechenden Mengen eintragen.
Über den Menüpunkt Dokumentenansicht, oben rechts in Abbildung 9.6, kommen Sie zurück zur gewohnten Darstellung.
Sobald nun alle Mengen eingegeben wurden, müssen nur noch die überflüssigen Positionen gelöscht werden. Was sich im ersten Moment vielleicht nach einem größeren Aufwand anhört, ist aber mit nur 3 Mausklicks erledigt. Die entsprechenden Funktionen finden Sie im Menü Bearbeiten unter Positionen (Abb. 9.7). Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung. Über Pos. mit Nullmengen ausblenden lassen sich die Positionen lediglich ausblenden und bei Bedarf später wieder einblenden. Da die überflüssigen Positionen in der Regel aber nicht mehr benötigt werden, verwenden wir die zweite Funktion Pos. mit Nullmengen löschen. Damit werden die Null-Positionen endgültig aus dem Dokument entfernt und können anschließend auch nicht mehr hergestellt werden. Übrig bleiben genau jene Positionen, welche eine Menge eingetragen haben. Sofern Sie Ihr System entsprechend eingestellt haben, nummeriert blue:solution – tophandwerk die Positionen auch entsprechend neu. Falls das bei Ihnen anders sein sollte und Sie dies umstellen möchten, dann sehen Sie sich den 6. Teil dieser Beitragsreihe noch einmal an. Dort habe ich beschrieben, wie Sie die automatische Nummerierung einschalten können.
Im Groben ist Ihr Angebot damit auch schon fertig. Allerdings sollten Sie unbedingt noch die Preise auf den aktuellen Stand bringen. Dazu bekommen Sie im nächsten Beitrag noch ein paar wichtige Hinweise von mir.
Auch diesen Teil können Sie sich wieder als Video ansehen. Außerdem können Sie sich diesen Beitrag als PDF-Datei herunterladen und bei Bedarf ausdrucken.