Preiskorrektur nach dem Einfügen aus älteren Dokumenten

In den letzten Folgen dieser Serie habe ich bereits darauf hingewiesen, dass Sie unbedingt die Preise im Dokument aktualisieren sollten, nachdem Sie Positionen aus anderen Dokumenten eingefügt haben. Gleich erfahren Sie, worauf Sie dabei achten müssen.
Wie Sie im letzten Beitrag sehen konnten, ist es mit blue:solution – tophandwerk ganz einfach, Positionen aus anderen Dokumenten zu kopieren und in das aktuelle Dokument zu übernehmen. Auch ganze Dokumente lassen sich kopieren und zum Beispiel als Vorlage für neue Angebote verwenden. Das funktioniert in der Praxis sehr gut und wird daher auch von vielen unserer Kunden so praktiziert.

Allerdings sollten Sie unbedingt ein Auge auf die Preise werfen! 

Wenn Sie Positionen aus anderen Dokumenten übernehmen oder Dokumente kopieren, wird immer auch der ursprüngliche Preis mit übernommen. Das ist auch so gewünscht. Immerhin haben Sie sich bei der Kalkulation des Ursprungsdokuments wohl etwas gedacht. Es könnte aber sein, dass Sie Ihr aktuelles Angebot ganz anders kalkulieren müssen. Selbst wenn Sie nur mit den vorkalkulierten Preisen aus Ihren Katalogen arbeiten, gibt es bei der Übernahme zumindest zwei Dinge zu beachten.

Falls das Ursprungsdokument schon älter sein sollte, dann dürfte es in der Zwischenzeit wohl Preisanpassungen gegeben haben. Die Preise lassen sich aber mit wenigen Mausklicks auf den aktuellen Stand bringen. Dazu finden Sie im Menü Bearbeiten den Menüpunkt Aktualisieren Abb. 10.1). Dort stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Aktualisierung der Preise zur Verfügung. In der Regel sollten Sie die erste Option Im gesamten Dokument wählen, damit alle Positionen aktualisiert werden. Falls Sie einige Positionen anders kalkulieren möchten, dann sollten Sie das erst nach der Preisaktualisierung tun, sonst werden Ihre gerade kalkulierten Preise wieder zurückgesetzt. Alternativ könnten Sie die Preise über In der aktuellen Zeile auch Positionsweise kalkulieren. Bei der Aktualisierung werden die aktuellen Preise aus Ihren Katalogen übernommen. Bei Leistungen stehen Ihnen zudem zwei Auswahl-Möglichkeiten zur Verfügung (Abb. 10.2).

Zum einen können Sie die Stücklistenpositionen Ihrer Leistungen mit Werten aus den Stammdaten oder mit Werten aus dem Leistungsstamm aktualisieren. Wo liegt denn dabei der Unterschied? Das ist eigentlich ganz einfach! Wenn Sie eine Leistung erstellen, werden die Preise der Bestandteile (z.B. Artikel) aus den Katalogen übernommen, sofern es sich dabei nicht um manuelle Positionen handelt. Allerdings ist es Ihnen freigestellt, die in der Leistung enthaltenen Positionen abweichend zu kalkulieren. Wenn Sie nun bei der Aktualisierung (Abb. 10.1) die erste Option mit Werten aus den Stammdaten wählen, so werden die Preise der Leistungsbestandteile aktualisiert, also die komplette Leistung neu kalkuliert. Bei der zweiten Option mit Werten aus dem Leistungsstamm werden die Preise so übernommen, wie diese aktuell im Leistungskatalog hinterlegt sind.

Allerdings könnte es sein, dass die Preise trotzdem noch nicht passen. Das liegt an dem zweiten Punkt, welchen Sie beachten sollten. Wie Sie wissen sollten, kann blue:solution – tophandwerk bis zu 10 Preise verwalten. Jedem Ihrer Kunden ist einer dieser Preise als Preisbasis zugeordnet, wie in Abbildung 10.3 dargestellt ist. Diese Information wird auch beim Kopieren mit übergeben. So könnte es passieren, dass Sie das neue Angebot entweder zu günstig oder zu teuer kalkulieren. 
Ein Beispiel soll dies verdeutlichen. Aus dem Angebot für den Kunden Behrens kopiere ich die Wandablage und füge diese in ein neues Angebot für den Kunden Wöste ein (Abb. 10.4). Dem Kunde Behrens ist die Preisbasis 7 zugewiesen, wohingegen der Kunde Wöste der Preisgruppe 4 zugeordnet ist.

Wenn Sie sich nun den Artikel ansehen, können Sie erkennen, dass der VK-Preis 7 mit 37,79 € kalkuliert ist (Abb. 10.5), so wie wir es im Angebot für Herrn Behrens vorfinden. Beim Einfügen in das Angebot der Firma Wöste wird dieser Preis übernommen, obwohl bei der Firma Wöste die Preisbasis 4 hinterlegt ist, was laut Artikelstamm einen Verkaufspreis von 34,13 € entspricht.

Wenn Sie diesen Artikel, zum Vergleich, aus dem Artikelkatalog einfügen, wird erwartungsgemäß der Preis 4 vorgeschlagen (Abb. 10.6). Auch eine Preisaktualisierung zeigt in diesem Fall nicht die möglicherweise erhoffte Wirkung. 
Das ist aber auch richtig so, da dieser Position ja nach wie vor der Preis 7 zugeordnet ist (Abb. 10.7). 
Erst wenn Sie den Preis in der Kalkulation auf den Preis 4 umstellen (Abb. 10.8), wird der hinterlegte Preis von 34,13 € übernommen. 
Nun wäre es natürlich ziemlich mühselig, wenn Sie das für jede Position einzeln machen müssten. Daher lässt sich das praktischer weise in den Dokumenteneinstellungen auch für das ganze Angebot umstellen. Dazu klicken Sie im Menü Positionen auf Dokument Einstellungen. Hier lässt sich gleich auf der ersten Seite im Reiter Allgemein die Preisbasis festlegen (Abb. 10.9). Wie Sie in Abbildung 10.5 gesehen haben, wird für neue Positionen der hier voreingestellte Preis 4 übernommen.

Um nun sicherzustellen, dass auch die hineinkopierten Positionen auf den Preis 4 umgestellt werden, müssen Sie zuerst eine andere Preisbasis auswählen und übernehmen. Daraufhin werden alle Preise im Dokument auf die gewählte Preisbasis umgestellt. Anschließend rufen Sie die Dokumenteneinstellungen erneut auf, wechseln zurück auf den Preis 4 und speichern diese Einstellung mit übernehmen. Nun werden alle Preise auf die gleiche Preisbasis (hier 4) umgestellt und Sie bekommen eine gemeinsame Grundlage für eventuelle weitere Kalkulationen.

Das dürften die wesentlichen Punkte gewesen sein, welche in diesem Zusammenhang zum Thema Preise zu beachten sind. Im begleitenden Video "Preiskorrektur nach dem Einfügen von Positionen aus älteren blue:solution – tophandwerk Dokumenten" können Sie sich das hier beschriebene bei Bedarf noch einmal ansehen. Klicken Sie dazu einfach auf das Bild (Abb. 10.10). Bei Bedarf können Sie sich den Artikel auch als PDF-Datei herunterladen.

Damit bin ich auch am Ende dieser Blogreihe angelangt. Ich hoffe, Sie konnten beim Lesen dieser Lektüre einige neue Erkenntnisse gewinnen. 
Falls Sie Fragen oder Anregungen haben, so schreiben Sie diese doch bitte in die YouTube Kommentare zum jeweiligen Video, oder senden Sie mir eine E-Mail.