E-Rechnung - Digitale Rechnung & elektronische Rechnung
Die E-Rechnung kommt...
Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis zum
31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden.
Digitale Rechnung
elektronische Rechnung
E-Rechnung einfach erklärt:
Der Begriff "E-Rechnung" bezeichnet eine Rechnung, die in einem strukturierten digitalen Format erstellt wurde.
Dies kann beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD sein. Diese Form der Rechnungsstellung ermöglicht die automatische Auslesung durch Softwareprogramme (z.B. tophandwerk) Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDFs enthält eine E-Rechnung also maschinenlesbare Daten.
XRechnung oder ZUGFeRD? Was ist das schon wieder ?
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Die nachfolgenden Aussagen sind als wahr zu betrachten.
Eine E-Rechnung enthält Daten vom Lieferanten in einem bestimmten Format. Das Finanzbuchhaltungssystem des Käufers erkennt diese Daten automatisch. Ein Sachbearbeiter muss sie nicht mehr manuell eingeben.
Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die digital (am PC, Notebook oder Tablet) eingesehen und bearbeitet werden kann.
Eine e-Rechnung ist immer ein digitales Dateiformat, genau wie eine PDF- oder Word-Datei.
Eine digitale Rechnung ist nicht unbedingt eine elektronische Rechnung.
Dies ist etwas verwirrend. Lassen Sie uns das
Ganze doch noch mal in Ruhe durchgehen.
Was ist eine elektronische Rechnung (E-Invoice)?
Eine E-Invoice (E-Rechnung) ist eine digitale Datei mit Rechnungsdaten. Es gibt viele Formate dafür, aber es gibt noch keinen globalen Standard. Die gängigsten Formate sind EDI und UBL.
EDI ist ein Standard, der sich lange bewährt hat. Für kleine und mittlere Unternehmen ist er aber teuer. Immer mehr Regierungen auf der ganzen Welt bevorzugen UBL 2.0. Die Europäische Kommission arbeitet an UBL 2.1. Das soll das Standardformat für Unternehmen werden, die mit der EU zu tun haben.
Die folgenden Richtlinien gelten für E-Invoices (E-Rechnung)_:
Hier geht's um strukturierte Rechnungsdaten, die in den Formaten Electronic Data Interchange (EDI) oder XML ausgestellt sind.
Die Rechnungslegung erfolgt auf Basis strukturierter Daten, welche mittels standardisierter, internetbasierter Webformulare generiert werden.
Was ist eine digitale Rechnung?
Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die digital bearbeitet werden kann. Sie lässt sich leicht archivieren und mit einer Buchhaltungssoftware verbinden.
Digitale Rechnungen werden mit einer optischen Erkennung (OCR) halbautomatisch in Systeme eingebucht.
Das spart Arbeit.
Was ist eine digitale Rechnung, aber keine elektronische Rechnung?
z.B Rechnungsdaten, die nicht strukturiert sind und als PDF- oder Word-Datei vorliegen. Und auch gescannte Papierrechnungen.
Wichtige Aspekte zur
E-Rechnung
E-Rechnungspflicht ab dem Jahr 2025
Die verpflichtende E-Rechnung wird zum
1. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze
Definition: B2B steht für den englischen Begriff Business-to-Business und bezeichnet allgemein die Geschäftsbeziehungen zwischen mindestens zwei Unternehmen.
E-Rechnung gemäß Norm EN 16931
Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate
ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm.
Weitere Information über Norm EN 16931
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Alle Unternehmen werden in der Pflicht sein
Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wird es Übergangsregelungen geben.
Übergangsregelungen
Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Der aktuelle Stand ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht soll nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten.
Einführung eines Meldesystems wird später kommen
Ab einem späteren – noch offenen - Zeitpunkt muss für jede Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden.
Diese Meldung soll im Einklang mit den EU-Vorgaben (VAT in the Digital Age, kurz ViDA) für grenzüberschreitende Transaktionen (innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen) erfolgen.
Die moderne Rechnungsstellung dient einem bestimmten Zweck.
Elektronische Rechnungen sind kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um ein Ziel zu erreichen. Der Absender weiß, dass die Rechnung schneller und günstiger beim richtigen Empfänger ankommt.
Der Empfänger will eine Rechnung so einfach und schnell wie möglich buchen. Es ist egal, wie eine Rechnung zwischen Organisationen transportiert wird und wie sie verarbeitet wird, solange das schnell und fehlerfrei geht.
Ohne ein intelligentes System, das die Rechnungsverarbeitung automatisiert, bringt eine E-Invoice (E-Rechnung) für den Empfänger eigentlich nichts. Erst mit einem solchen System zeigen sich die echten Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung.
Zu den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung gehören
Einfachheit
Die Verarbeitung erfolgt digital und automatisch
Geschwindigkeit
Kein Papierfluss mehr
Genauigkeit
Menschliche Fehler wurden minimiert
Preisvorteil
Der Preisvorteil ergibt sich aus der Tatsache, dass keine Druck- und Portokosten anfallen.
