9 Quellen um Positionen in ein Angebot einzufügen | Einleitung

Eine zentrale Funktion einer kaufmännischen Software für Handwerksbetriebe ist sicherlich die Angebotserstellung. Denn ohne Angebot werden Sie vermutlich kaum Aufträge bekommen. Natürlich wissen Sie, wie Sie mit Ihrer Software Positionen wie Artikel, Leistungen und so weiter in ein Angebot einfügen können. Aber haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, welche Quellen Ihnen in Ihrer Software dafür zur Verfügung stehen?
Für blue:solution – tophandwerk, seinem Vorgänger TopKontor Handwerk und der Mietvariante blue:solution – smarthandwerk kann ich das beantworten. Wenn ich nachfolgend nur noch von blue:solution – tophandwerk spreche, gilt das genauso auch für TopKontor Handwerk und für blue:solution – smarthandwerk.

Auch wenn Sie schon länger mit blue:solution – tophandwerk (oder einem der beiden anderen Varianten) arbeiten, bin ich mir ziemlich sicher, dass Sie wahrscheinlich nicht alle Funktionen nutzen, welche Ihnen die Software bietet. Das mag oftmals daran liegen, dass man sich, meist aus Zeitmangel, auf eine Arbeitsweise beschränkt hat. Oder man arbeitet nach einem Programmwechsel annähernd so, wie man es vom alten Programm gewohnt war, ohne die neu gewonnenen Funktionalitäten zu nutzen. Das dürfte in den meisten Fällen aber nicht der beste Weg sein!

Wie eingangs erwähnt, gehört die Angebotserstellung wohl zu den wichtigsten Funktionen einer kaufmännischen Software. In dieser Beitragsserie möchte ich Ihnen daher einige Anregungen geben, um möglichst effektiv mit blue:solution – tophandwerk arbeiten zu können. Begleitet wird dieser Beitrag durch meine 10-Teilige Videoserie Positionen einfügen und einem Übersichtsvideo zum Thema. Sehen wir uns zuerst eine Übersicht der Möglichkeiten an.

Im Übersichts-Video stelle ich die 9 wichtigsten Datenquellen zum Einfügen von Positionen in ein Angebot kurz vor. In den einzelnen Beiträgen und Videos dieser Folge gehe ich dann konkret auf die jeweiligen Funktionen ein. Das gezeigte funktioniert übrigens nicht nur mit Angeboten, sondern auch für andere Dokumentenarten wie z.B. Aufträge und Rechnungen. Allerdings werden Sie die meisten Funktionen wohl im Angebot nutzen.
Folgende Datenquellen stehen Ihnen in blue:solution – tophandwerk zur Verfügung.

1. Vier Möglichkeiten um Stammdaten (Kostenarten) einzufügen
   • Artikel
   • Leistungen (auch bekannt als Jumbo oder Stückliste)
   • Lohnpositionen
   • Gerätepositionen
   • Fremdleistungen
   • Sonstiges
   • manuelle Positionen
2. Onlineshops Ihrer Lieferanten
   • Datenübernahme aus dem Shop
   • Bestellung an den Shop übertragen
3. Datenimport über die UGL-Schnittstelle
4. Leistungsverzeichnisse (Ausschreibungen)
   • per GAEB-Schnittstelle ins Angebot einlesen
   • Angebot kalkulieren
   • Fertig kalkuliertes Angebot per GAEB-Schnittstelle ausgeben
5. Ausschreibungstexte vom Portal www.ausschreiben.de einlesen
6. Einzelne Positionen oder ganze Titel im Angebot kopieren
7. Positionen oder Titel aus beliebigen anderen Dokumenten kopieren
8. Ganze Dokumente kopieren
9. Musterangebote als Vorlage für neue Angebote verwenden

Wenn Sie Positionen aus älteren Dokumenten in Ihr aktuelles Angebot einfügen, dann werden auch die alten Preise mit übernommen. Im 10. und letzten Beitrag dieser Serie zeige ich Ihnen abschließend, wie Sie diese aktualisieren können und worauf Sie dabei achten sollten. Lassen Sie uns nun aber von vorne bei den Stammdaten beginnen. Welche Möglichkeiten Ihnen dafür zur Verfügung stehen lesen Sie im ersten Teil.