2. Artikel aus den Onlineshops Ihrer Lieferanten übernehmen

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Nach den Stammdaten wenden wir uns nun externen Datenquellen zu. Einer der wichtigsten Anlaufstellen sind sicherlich die Onlineshops Ihrer Lieferanten. Die Abbildungen in diesem Beitrag und im Video stammen vom Online-Shop der GC-Gruppe, da ich hier einen Demozugang habe.

2.1 Shop- Schnittstelle aktivieren

Bevor Sie Artikel aus dem Shop in ein Angebot übernehmen können, muss die Verbindung erst einmal eingerichtet werden. Als erstes sollten Sie prüfen, ob die Schnittstelle überhaupt aktiviert ist. Dazu müssen Sie die Programmeinstellungen öffnen. Diese finden Sie im Menü Datei unter Einstellungen (Abb. 2.1). Nachdem sich die Einstellungen geöffnet haben, finden Sie auf der linken Seite eine Auswahl der unterschiedlichen Programmbereiche (Abb. 2.2). Darunter befindet sich auch der Menüpunkt für die Schnittstellen, welchen Sie auswählen müssen. Auf der rechten Fensterseite ist nun die Schnittstelle Onlineshop-Anbindung auszuwählen. Unter Status der Schnittstelle müssen Sie eine der beiden grün umrandeten Optionen auswählen um die Shop-Anbindung zu aktivieren.

Abbildung 2.2 - Schnittstelle aktivieren

Abbildung 2.1

2.2 Shop einrichten

Nachdem die Schnittstelle aktiviert ist, können Sie sich an die Shop-Einrichtung machen. Dazu muss der entsprechende Lieferant in den Stammdaten bearbeitet werden. Ihre Lieferanten finden Sie im Hauptmenü unter Stammdaten – Lieferanten. Hier suchen Sie sich nun den entsprechenden Lieferanten aus und klicken auf Bearbeiten. Falls es sich allerdings um einen neuen Lieferanten handeln sollte, legen Sie stattdessen zuerst mit Neu diesen Lieferanten an. Anschließend klicken Sie im grün umrandeten Bereich (Abb. 2.3) auf Zuordnung bearbeiten.

Abbildung 2.3 - Onlineshop Lieferantenzuordnung

Nun öffnet sich ein neues Fenster, welches bei der Einrichtung Ihres ersten Shops erst einmal leer ist. In Abbildung 2.4 sind aber bereits schon einige Shop-Zugänge eingerichtet, welche daher unten, im grün umrandeten Bereich, zur Auswahl stehen. Zum markierten Shop werden oben die entsprechenden Einstellungen angezeigt. Um nun einen Lieferantenshop hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Hier stehen Ihnen nun zwei Optionen zur Verfügung. Das liegt daran, dass es bislang zwei verschiedene Schnittstellen gibt. Das ist zum einen die etwas ältere OCI-Schnittstelle und zum anderen die IDS Connect-Schnittstelle. Welche Ihr Lieferant verwendet, bekommen Sie von diesem mitgeteilt.

Abbildung 2.4 - IDS-Connect Lieferant hinzufügen

In meinem Beispiel habe ich die IDS Connect-Schnittstelle ausgewählt, da hierbei noch weitere Einstellungen zu tätigen sind. Je nach Serverauswahl stehen unterschiedliche Branchen zur Verfügung, wie in Abbildung 2.5 dargestellt. Im unteren grün umrandeten Bereich stehen nach der Auswahl von Server und Branche anschließend die zur Verfügung stehenden Lieferanten zur Auswahl. Über die Entfernungssuche lässt sich die Auswahl weiter eingrenzen. Sobald Sie den passenden Lieferanten gefunden und mit einem Mausklick auf Übernehmen übernommen haben, gelangen Sie zurück zum letzten Fenster.

Abbildung 2.5 - IDS-Connect Lieferant auswählen und hinzufügen

Abbildung 2.6 - Onlineshop-Zugangsdaten

Vergewissern Sie sich, dass auch der gerade eingefügte Lieferantenshop markiert ist. Da die Markierung auf manchen Bildschirmen schwer zu erkennen ist, hilft Ihnen das kleine Dreieck in der ersten Spalte. In Abbildung 2.6 zeigt der blaue Pfeil auf das Dreieck. Sobald der richtige Lieferantenshop markiert ist, müssen Sie zuerst noch auf Bearbeiten (roter Pfeil) klicken, um die Zugangsdaten einzugeben. Im rot umrandeten Bereich rechts können Sie zudem einstellen, wie die Aufschläge ermittelt werden sollen und ob Sie die Artikel in die Stammdaten übernehmen möchten.

Welche Optionen Sie dabei haben, sehen Sie in den Abbildungen 2.7 und 2.8. Den Haken bei Webshopfehler unterdrücken sollten Sie auch setzen. Sobald Sie alle Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Übernehmen. Damit kommen Sie zurück in den Lieferantenstamm (Abb. 2.3). Auch dort müssen Sie nochmals auf Speichern klicken um die Daten endgültig zu übernehmen. Damit ist die Einrichtung Ihres ersten Lieferantenshops abgeschlossen. Damit kommen wir dann auch zurück zum eigentlichen Thema dieses Beitrags, dem Einfügen von Positionen in ein Angebot von blue:solution – tophandwerk.

Abbildung 2.7 - Onlineshop-Aufschläge

Abbildung 2.8 - Onlineshop-Artikelübernahme

2.3 Artikel aus dem Shop ins Angebot übernehmen

2.3.1 Einfügen über Hauptmenü

Um Artikel aus dem Shop in ein Angebot (oder beliebigen anderen Dokument) zu übernehmen, müssen Sie das entsprechende Angebot zuerst öffnen, oder erstellen. Die Funktion zum Artikelimport finden Sie zum einen unter dem Reiter Dokument im Hauptmenü. Verwechseln Sie das nicht mit dem Menüpunkt Dokumente ganz vorne im Menü! Der Reiter Dokument bezieht sich auf die Dokumentenbearbeitung. Dort ist der Onlineshop-Artikelimport sinniger weise unter dem Menüpunkt Datenimport zu finden (Abb. 2.9).

Abbildung 2.9 - Onlineshop-Artikelimport

Abbildung 2.10 - Lieferantenauswahl

Ein Mausklick auf Onlineshop-Artikelimport öffnet die Lieferantenauswahl. Hat man lediglich einen Shop eingerichtet, kann man gleich auf Übernehmen klicken, um den angebotenen Shop zu öffnen. Wenn Sie später mehrere Shops (Abb. 2.10) eingerichtet haben, können Sie die Shop-Auswahl über den Pfeil am Ende des Shop-Namen öffnen, den entsprechenden Shop markieren und mit Übernehmen öffnen. Im Shop wählen Sie dann wie gewohnt Ihre Artikel aus und legen diese in den Warenkorb. Allerdings bestellen Sie diese am Ende nicht, sondern übertragen den Warenkorb aus dem Shop in Ihr Angebot.

Wie das im Einzelnen funktioniert, ist vom jeweiligen Shop abhängig. Bei GC Online wird die Datenübertragung mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Senden IDS ausgelöst (Abb. 2.11). Im GC Online-Shop haben Sie zudem die Möglichkeit, den Warenkorb nicht nur zu übertragen, sondern gleich noch eine Bestellung auszulösen. Dazu müssten Sie nur den im Bild blau markierten Schalter auf Ja umstellen. Der Shop-Aufruf geht aber auch noch etwas schneller. Spätestens nachdem Sie mein letztes Video gesehen haben, wissen Sie, dass es in blue:solution – tophandwerk meist mehrere Wege gibt, eine Funktion aufzurufen. So ist es auch in diesem Fall. Der Shop lässt sich nämlich auch über das Kontextmenü aufrufen.

Abbildung 2.11 - Warenkorb übertragen

2.3.2 Einfügen über das Kontextmenü

Wie Sie im 1. Kapitel lesen konnten, gibt es in blue:solution – tophandwerk meist mehrere Wege um eine Funktion aufzurufen. So ist es auch in diesem Fall.
Der Shop lässt sich nämlich auch über das Kontextmenü aufrufen. Dazu drücken Sie an einer beliebigen Stelle im Dokument die rechte Maustaste. Im Kontextmenü finden Sie den Onlineshop-Artikelimport im oberen Drittel unter Datenimport (Abb. 2.12). Das weitere Vorgehen ist dann genauso, wie gerade beschrieben.

Abbildung 2.12 - Artikelimport über Kontextmenü

2.4 Die Onlineshop-Artikelsuche

Bis zur TopKontor Handwerk Version 6 waren das alle Möglichkeiten, um Artikel aus Lieferanten-Shops zu importieren.

Mit der neuen blue:solution – tophandwerk Version 7 ist noch eine weitere Möglichkeit hinzugekommen. Diese ist im Kontextmenü zu finden (Abb. 2.13) und nennt sich Onlineshop-Artikelsuche. Beim Aufruf der Funktion kann man nun gleich einen Suchbegriff eingeben (Abb. 2.14). Nach einem Mausklick auf Übernehmen öffnet sich wieder der Lieferanten-Shop. Im Unterschied zum vorherigen Aufruf, wird Ihnen nun aber gleich eine Auswahl der gesuchten Artikel angezeigt. In meinem Beispiel im Video sind das einige Eckventile. In den Shops der GC-Gruppe kann man nach Eingabe der Menge den Artikel nun direkt ins Angebot übernehmen. Wenn Sie nur einen Artikel aus dem Shop benötigen, ist dieser Weg deutlich schneller als im Abschnitt 2.3 gezeigt.

Abbildung 2.13 - Onlineshop-Artikelsuche über Kontextmenü

Abbildung 2.14 - Onlineshop Artikelsuche

2.5 Bestellung an den Shop übertragen

In diesem Dokument geht es zwar darum, zu zeigen, wie man Positionen ins Dokument bekommt. Aber an dieser Stelle bietet es sich an, auch zu zeigen, wie der umgekehrte Weg funktioniert. Wie Sie sicherlich schon gesehen haben, gibt es auch einen Datenexport. Darin befindet sich auch der Menüpunkt Onlineshop-Artikelsuche (Abb. 2.15). Wenn Sie diesen anklicken, öffnet sich zuerst wieder die Lieferantenauswahl.

Abbildung 2.15 - Onlineshop-Artikelexport

Abbildung 2.16 - Lieferantenauswahl

Abbildung 2.17 - Übertragene Artikel im Shop

Die ersten vier Artikel in meinem Angebot (in Abb. 2.16 gelb hinterlegt) stammen aus dem Katalog der Wilhelm Ginger KG. Am Ende habe ich noch einen Artikel von einem anderen Lieferanten eingefügt. Sobald ich nun auf übernehmen klicke, werden die Daten an den Shop der GC-Gruppe übertragen. Wie Sie in Abbildung 2.17 erkennen können, ist der Warenkorb nun mit den Artikeln aus meinem Angebot gefüllt.
Das Programm erkennt automatisch, dass der letzte Artikel von einem anderen Lieferanten stammt und überträgt diesen nicht in den Shop der GC-Gruppe. Das ist besonders bei längeren Aufträgen praktisch, in dem Artikel von unterschiedlichen Lieferanten enthalten sind.

In meinem Video Mit blue:solution - tophandwerk Artikel aus Onlineshops ihrer Lieferanten in ein Angebot übernehmen können Sie sich das Ganze noch einmal in Ruhe ansehen.

Außerdem können Sie sich diesen Artikel als PDF-Datei herunterladen.

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